精英的思考基礎「拆解、簡化、專注」

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大是文化出版

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專注到忘了時間。(中時報系資料照片)

《新書簡介》

面對一個目標,心裡立刻浮現許多待解決的問題,這表示你思慮周全。

但,你是愈想愈不知道該從何著手?還是愈想愈清楚?

菁英之所以拉開和一般人的差距,不在於學歷和智商(相反,這可能是高知識卻低成就的原因),而在於「因簡化而得以專注」。

作者永田豐志是協助企業簡化網路流程的Showcase-Tv執行長,他研究各領域的成功人士和企業後發現:

拆解與簡化才是帶領人找到興趣的原因,

因為這能使人專注,

你曾經長時間專注做某一件事情,不但不累反而覺得很爽,以致於忘了時間嗎?

這就是內心的能量高度集中,產生了「心流」經驗。

◎菁英的通則──拆解、簡化,於是能專注到忘了時間

Google:只找與自己一樣的人——懂得簡化,能夠專注——這種人有野心

亞馬遜的成功:簡化任務。先鎖定一個領域就好

鈴木一朗:把終極目標拆解成一百個小目標,好讓自己愛上打球,不是拿來當職業

彼得.杜拉克:好老師刻意不教,而是發掘學生專長,讓他先只發揮那項專長

精英的思考基礎其實就是拆解、簡化與專注,

專注不只是專心,一味專心只會讓人覺得枯燥,

專注有三個關鍵:

1.打開「動機」引擎、

2.設定稍微超出能力範圍的目標、

3.最終是為了得到「心流經驗」──長時間做某一件事卻覺得爽、有成就感

這些事其實小孩最懂,只是長大後你多半忘了。

◎怎麼執行「簡化」?──不做什麼,比做什麼更重要

● 先想「不做」什麼,再想「要做」什麼 (Simple)

專注其實是捨棄,把力氣用在留下來的。怎麼篩選:就是丟!你的腦袋學會斷、捨、離了嗎?

●把大事拆解成小事,用一件件「要做」的小事來成就一件大事(Small)

與其一口氣苦讀90小時,不妨拆解成每天利用通勤15分鐘,你會立即看到效果。

運動、減肥更是如此。

●一次——就是現在——只想一件事,不惦記過去也不焦慮未來 (Single)。

心思渙散會導致你緊張,意識集中你會變亢奮,所以賈柏斯也熱中冥想。

●用密度取代長度 (short) ,別老是被自己打斷你的電腦桌面,和你的實體桌面,乾淨整齊嗎?從工作的環境開始學習簡化工作。

比起長時間的投入,從事那件工作的「密度」——專注——更重要。

作者從不重用做同一工作累積未達一萬小時(差不多三年)的工作者,因為那是成為專家的基本投資。

最後因為變簡單了,你就能爽爽做完 (Smile),你會喜歡「工作中的自己」,而非勉強自己喜歡上某個工作。

◎高生產力組織的「專注」,領導者怎麼帶出來?

●Google給員工20%的休息自主時間,換來無數搶手設計。

●3M的15%法則,讓他們因便利貼上市,再度成為市場大贏家。

●App開發公司START TODAY站著開會、隨時拿牆壁當白板討論,每天只工作六小時,但他們的產能反而提升二五%,還省下員工的加班費,所有人都能早早回家。

上線開視窗讓自己分心、外界干擾、只知按表操課、憑習慣做事……,

害我們做事的步驟愈來愈多,變得更難。

怎麼從「這問題,太強人所難了」變成「這簡單,我辦得到」?

你需要的不是聰明頭腦,而是拆解與簡化,然後你就可以專注到忘了時間。工作就是要做爽的,不是做累的,才有成就感。

《內容摘錄》

拆解,是邏輯思考的基礎

在蒙特梭利教育中,通常會以剪刀修剪東西、依大小或長短重新排列物品、用漿糊黏貼,或拿線縫布等重複且簡單的動作,引起幼童的興趣。並耐心等待孩童自己表示「想做」的意願時,老師才會進一步誘導「要做看看嗎?」絕對不主動建議或強迫孩童去做。

更特別的是,如果孩童有疑問,老師會在孩童眼前,把每個動作分解給他們看。這時,你通常會看到,那些孩子用認真且迫切的眼神,盯著老師的每一個動作。然後,他們會自己動腦思考,一次又一次地動手動腳、用盡全身上下各個

部位,直到做出和老師的範本一樣,自己也能滿意為止。

也就是說,這些小孩會將一個複雜的動作(當然,對於大人而言輕而易舉),拆解成一個個小動作,徹底地模仿。接著,再比對自己的動作和老師的範例,用正確的方式做出成果。

這一點同樣能使用在工作上,大部分的人都知道,邏輯思考是不可或缺的工作能力之一,很多人會為了擁有這種能力,刻意去參加補習班或研討會,不過,這其實是所有人都具備的基本能力。

邏輯思考的基礎,是基於某種規則,理出事物的脈絡。即使面對複雜的問題,也能分解、尋找原因;並且能從瑣碎、片斷的資訊中,篩選出自己需要的資訊,進一步做出正確判斷。實際上,這種思考方式並不是菁英專屬的,甚至,小孩也能從遊戲中學到這種思考方式。

如同在蒙特梭利提倡的各種活動,就包含所有邏輯思考及與數理相關的分解、分組、比較、合併等要素。像是依大小或種類歸納物品,或者聚集形狀類似的積木、比較長短、組合或拆解玩具,製造新的東西等。第三種是學會自主和專注。

這正是本書的主題,也是使蒙特梭利教育發揮最大效果的關鍵要素。

前面我已經提到,蒙特梭利教育在一開始,會「讓小孩自己選擇想做的事」。接著,是「不打擾他,讓小孩專注在那件事上」。然後,「讓孩子自己決定,什麼時候要停止」。也就是讓孩子有自己選擇的機會、全心投入,並做到自己滿意為止。這也是許多成功人士做出成果的關鍵。

拆解再簡化,其實大腦一直都在用

前面我不斷強調幼童教育的重要性,想必很多人心中一定會想:「我年紀都這麼大了,還來得及學嗎?」我在寫這本書的時候是四十七歲,難道,這時候學習已經太遲了?

當然沒這回事。即使是大人,大腦仍不斷透過學習而成長,因此,任何時候都不嫌晚。

舉例來說,大腦有一項最強大的功能就是可塑性。可塑性是指為了處理一件事,大腦的構造和處理模式會隨之改變。而這種可塑性不分年紀、不分性別,終其一生都能持續進行。也就是說,不管幾歲,人的大腦都能持續更新、進化。接下來,我要介紹驚人的實驗結果。大腦中有一個區域叫做視覺皮層(Visualcortex),負責處理與視覺相關的訊息。而天生看不見的人,大腦中的這個區塊就不會運作。

不過,若視障人士學會點字,他們腦中的這個區塊會有什麼變化嗎?根據世界知名的腦神經學者戴維森(Richard Davidson)的實驗發現,原本完全不會運作的視覺皮層,會在測試者學會點字後開始活動,也就是說,從來沒有使用過的視覺皮層,會開始處理「讀點字」這項任務。

這證明了,大腦構造的改變與年齡無關,而與個人的需求息息相關。因此,不論甚麼年紀,人都能活化大腦的功能,讓它不斷進步。

此外,或許你曾聽說過,長大成人後,大腦的神經元(neurone)會不斷減少。實際上,神經元是大腦的最小單位。而在幼兒時期,神經元的數量最多,之後會漸漸減少。在神經元中,有稱為突觸的突起,在此與其他神經交換訊息,藉此形成網絡。一般人聽到神經元的數量減少,總聯想到智力會下降,但這只是個人的錯誤解讀。

神經元減少的原因,是由於大腦在人成長的階段,為了更有效率地處理訊息,會減少多餘的神經元。這道理就像在森林中,若想讓樹木長得更高大,就必須砍掉其他樹木,使健康強壯的樹木獲得充分的日照和養分。這一點也是人腦贏過電腦的證明,因為,即使是擁有高度人工智慧的電腦,一開始設計的迴路也不會自動產生這種變化。然而,大腦能透過可塑性,簡化各領域的工作內容,提升自己的效率,縱使受到損傷也能自行修復。

總之,天底下沒有為時已晚這種事。因為我們的大腦能持續發展,這一點與年齡一點關係也沒有。

別和電腦學多工,一次只做一件事你更有效率

我想,應該沒有人能同時看兩部電影,並且知道內容在演什麼,或同時聽兩種音樂嗎、同時聽兩個人說話吧?

這幾乎是不可能的事,因為人的大腦擁有卓越的處理能力,但是同時只能處理一件事。

多工(multi-tasking)是一種提高產能的方法,也就是同時處理多種工作如果能像電腦一樣,同時間處理兩件以上的事,產能確實就會提高,但是人一心多用的話,就會無法專注於一件事,因而無法獲得成果。

這就與長年生活在日語環境中,不斷聽英語但是講不好的人,一旦搬到英語圈,一個月左右就能說一口流利的英語一樣。

多工乍看之下很好,但結果可能每一件事都是半調子。因此,為了提升效率和成果,應該要採取單工(single-tasking)的方式。

為了做到單工,先要打造能專注於一件事的環境。最好的辦法,就是視野所及的桌上及身邊不要放置多餘的東西。

電腦的桌面也是一樣。若是多餘的東西進入視野內,心神會容易被打斷。如果平常有整理桌子的人就另當別論,但是平常不整理桌子的人,首先要把多餘的東西收進抽屜,避免看見太多雜物。

如果你正在看書,桌上就只能有一本書。如果在整理筆記,就只能出現筆記本和必要的文具。如果在打字,就只能有電腦。

人的處理能力都有限,正因如此,我們必須更專注地埋首於重要的工作。只有趕緊並準確做完手邊的工作,才能將心思放到另一件事上,唯有這麼做,才會又快又精準。

專注其實是捨棄,用心於剩下的

專注是一種捨棄。不是專注於每一件事上,而是捨棄所有其他的東西,所以能全心投入眼前的事。

若本來就是容易分心的人,更需要從繁雜的工作中,選出重點事項,捨棄其他的雜事,讓自己的心思聚焦在一件事上。時間有限,做每一件事,都是拿寶貴的時間去投資。因此,在判斷時,你可以將眼光放長,檢查做這件事自己是否能成長、收入是否增加、會不會更接近夢想、是否符合自己的價值觀。接著,毫不留情地捨棄無關的東西,也就是簡化繁雜、多餘的步驟或工作。無論再怎麼專注,假如不是朝著自己的目標前進,就很容易浪費時間。因此,一定要仔細揀選,鎖定該做的事。

另外,我會把書架上的文件丟進垃圾桶;丟的時,我不會思考之後會不會用得到。一旦這麼想,就會捨不得丟,然後留下一堆垃圾。定期我會全部掃描,以免之後想看,卻已經被我丟掉了。但實際上,這種機會很低︙︙。若是留下太多不必要的東西,就會花很多時間在找東西上。為了節省時間,不要整理,先丟掉再說。我在丟東西時,不太會看內容。我認為:「假如需要的話,再重新搜集就是了」,所以我的辦公室幾乎沒什麼東西。儘管如此,房間還是亂七八糟(苦笑)。

除了文件之外,資訊也是如此。不接觸多餘的資訊很重要。不需要為了想提高對趨勢的敏感度,而盲目接觸各種資訊,因為資訊量和成果毫無關連。

我建議蒐集資訊應該以自己心中的主題為核心,這樣在瀏覽報紙或雜誌時,目光自然會停留在重要的資訊上。若是擁有主題,獲得資訊時,就能在心中只擷取需要的部分,放進自己的記憶抽屜裡,不會放進多餘的垃圾訊息。多數人會求好心切,想盡量達成較高的目標。但為了讓自己專注在一件事上,不可以一開始就設定無法達成的高難度目標。應該設定在更接近自己的能力,而且有可能達成的等級。如將棋棋士羽生善治還是初學者時,也是從較低的等級不斷進步,一面保有動機,一面磨鍊技巧。

舉例來說,像是歷時幾個月的企畫案、該做的事堆積如山,根本不知道該從哪裡開始著手。然而,若是予以細分,每一項任務應該都能變成難度低、能完成的小事項。應該能夠分解成較細分工作時,可以試試列清單、畫樹狀圖、魚骨圖,都是不錯的方法。

此外,像是考證照、學專業也能用這個方式做到。每一件事都能分解成小目標,像是看完幾頁用筆記本整理重點、寫考古題等,一天做一點,很快就能上手了。

換句話說,只要縮小目標,達成的可能性就會大幅提高。例如,不要每天讀一小時書,而是利用通勤的十五分鐘,專注在書本上;不要每天早起一小時,而是把鬧鐘調早十五分鐘;不要每天運動一小時,而是散步十五分鐘。無論是再大的目標,先把降低難度,就能輕易完成。

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