提高開會效率的六個步驟

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mag18

【撰文/Eagle’s Flight】

開會常被認為是現代文明中最浪費時間的事項之一,而且這種看法往往沒錯!

儘管如此,這種狀況其實是可以避免的。會議如果規劃得當,不但能夠節省時間,還能讓每個人討論聚焦、所有資訊一覽無遺、並且推動結論快速產生。

由於這些效益十分寶貴,因此我們往往也就對伴隨而來的浪費時間等缺點,忍氣吞聲!但其實只要依照下列六個步驟,就能讓會議的生產力提到最高,從而消除浪費時間的缺點。

1、每個人都應該瞭解會議目標。以「我們在此想達成的目標是什麼?」這樣的問題來開頭,往往就能有效集中眾人的注意力。同樣的,事先如果能提出議程,就能讓會議保持聚焦,同時協助釐清希望藉此能夠完成的任務(當然,前提是大家要能夠遵守紀律,討論內容不偏離議程!)。

2、如果透過備忘錄或影音檔案,就能夠達到同樣的目的,就盡量不要召開會議。如果要單向對他人傳達某些訊息,那麼有些工具往往比開會更有效率。因此,如果需要徵求他人的意見,或者要針對已經送出的資訊,聽取回饋意見,才需要召開會議。

3、確定討論的內容以事實為基準。花很多時間處理某些問題,事後卻發現,原始的資料根本就是錯誤的,這種狀況會讓人深感挫折。先確定所列出的事項都符合事實,才能避免下一次會議還要再回過頭來,重新考量這些資訊。

4、所謂高生產力的會議是有決策的會議。並非所有決策內容都必須是採取某項行動,有時決策結果可能只是決定要蒐集更多資料,或者決定等到另一件事發生之後再說。儘管如此,會議中所討論出來的決策內容,如果能夠清清楚楚,就能有效提高會議的生產力。會議記錄也應詳細載明會議中所得的決策內容。

5、根據會議結論而來的工作,應指派適當人員進行。而且指派內容應清楚說明,期待完成的事項是什麼,可以運用哪些資源,以及應該完成工作的時限等。「當場」清楚說明這些事項,讓每個人都能清楚瞭解所討論的議題,這正是開會討論最強大的效益之一。

6、確切落實會議中所做的承諾。每個人都應該瞭解,在會議中被指派的工作,或者自己同意完成的工作,都應該負起責任,確切完成。還有很多人在等待會議討論的成果執行、或者會議中所同意採取的行動,因此確切落實會議中的承諾,非常重要。

如果能確切採取行動,並展現會議的後續成果,就能對與會者產生激勵效應,因為他們會看到開會之後的實質進展。

本篇發表於 佳文共賞, 社會經濟。將永久鏈結加入書籤。

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